Sebbene si possa dire che i percorsi delle transazioni cartacee e di quelle elettroniche conducano alla stessa destinazione, si può anche dire che l’uno è molto più veloce dell’altro. Nel mondo delle turbolenze finanziarie e della volatilità dei mercati, la velocità è spesso essenziale.
Proprio come i dischi in vinile, le transazioni cartacee hanno un fascino nostalgico, ma la domanda che devi porsi è se questa sensazione di “vecchia scuola” valga i suoi rischi intrinseci. Con la carta, la trasmissione di informazioni cruciali viene ostacolata dal tempo necessario per compilare i documenti richiesti, trasmettere l'ordine alle parti competenti e attendere l'esito dei controlli di conformità. Ad aggravare questi rischi c'è il tempo aggiuntivo necessario per correggere eventuali discrepanze se o quando un documento riceve una designazione NIGO (Not In Good Order).
- Secondo una fonte di una delle 5 principali compagnie assicurative del paese, oltre il 30-40% delle transazioni cartacee sono bloccate nel processo di approvazione a causa di questioni NIGO che devono essere modificate per poter andare avanti.
- In confronto, si stima anche che solo il 10-20% delle richieste presentate tramite un sistema di immissione elettronica degli ordini siano contrassegnate con NIGO, riducendo di oltre la metà il rischio di gestire una richiesta respinta.
Perché esiste un divario così netto tra i due metodi? Bene, uno dei motivi è perché con gli ordini elettronici i moduli appropriati sono automaticamente disponibili e presentati al creatore dell'ordine. Con i moduli giusti immediatamente a portata di mano, la possibilità di trasformarli in moduli obsoleti diminuisce precipitosamente. Inoltre, molti ordini elettronici ti impediranno di inviare i tuoi moduli se ci sono problemi di idoneità come dati mancanti o campi obbligatori incompleti, il che riduce ancora di più le possibilità che un ordine venga restituito (ad esempio, perdendo tempo lontano dalla ordine in fase di elaborazione con successo).
In aumento è anche la prevalenza delle funzionalità di firma elettronica integrate direttamente nelle piattaforme di documenti digitali. Invece di rincorrere una firma utilizzando un PDF che deve essere inviato via fax tra le parti, il software di firma digitale integrato offre un modo semplice e veloce per acquisire le approvazioni necessarie con un minimo di avanti e indietro, migliorando ulteriormente l’efficienza complessiva.
Per quanto riguarda il processo di revisione stesso, i revisori possono aggiungere commenti direttamente nei documenti elettronici, eliminando la necessità di restituire i moduli al mittente. Come è nella natura degli accordi, più controlli vengono aggiunti, più lento può diventare il processo cartaceo.
Che la tua azienda imponga, incoraggi o ignori l'uso degli ordini elettronici, sembra essere indiscusso in termini di velocità, precisione e qualità complessiva.
Gli errori sono comuni ma non devono esserlo. L'immissione elettronica degli ordini è un ottimo modo per rafforzare il flusso di richieste nell'unica direzione che funziona meglio: in avanti.
